Política de Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad - Colombia

POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES Y AVISO DE PRIVACIDAD

INTRODUCCIÓN

Karisma Hotels & Resorts COL valora a sus usuarios y está comprometida a salvaguardar la confidencialidad de su información. En el desempeño de dicho compromiso y en cumplimiento con la ley, Karisma Hotels & Resorts COL establece la siguiente Política de Tratamiento Personales y Aviso de Privacidad para dar a conocer la información que recopila, cómo es utilizada y cuáles son las prácticas de privacidad para proteger sus datos.

VIGENCIA

La presente política se encuentra en vigencia desde el 29 de enero de 2018.

Última modificación: 29 de agosto de 2018.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

3.1. AMBITO DE APLICACIÓN

PRICE RES S.A.S., en adelante Karisma Hotels & Resorts COL, sociedad comercial identificada con el NIT 900.474.794-8, con domicilio en la Calle 99 #10 19, oficina 701, en la ciudad de Bogotá D.C., cuyo objeto social principal es el descrito en el certificado de existencia y representación legal, así: “La Sociedad tiene por objeto social principal la realización de cualquier acto lícito de comercio, en particular los relacionados con la mediación mercantil entre hoteles, líneas aéreas y terceros, nacionales o extranjeros; la prestación de servicios de comercialización de reservación de vuelos y paquetes vacacionales, en hoteles, moteles, hostales, albergues, excursiones, arrendamiento, de automóviles, a través de internet o de cualquier otro medio de comunicación, incluida la venta de tiquetes o pasajes de avión, importación y exportación tanto de bienes y servicios al territorio colombiano; y finalmente podrá desarrollar su objeto social como usuario aduanero de servicios”. En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 15 de la constitución política, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, informa a sus ACCIONISTAS, TRABAJADORES, EX TRABAJADORES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES, USUARIOS DE LOS SERVICIOS DE Karisma Hotels & Resorts COL, y en general a todas las personas naturales que faciliten o hayan facilitado sus datos personales el contenido de la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y AVISO DE PRIVACIDAD, la cual tiene como objetivo comunicar a los titulares de datos personales qué tipo de datos utilizaremos y las condiciones en que Karisma Hotels & Resorts COL, tratará todo dato personal que se nos proporcione de forma personal, directa e indirecta.

Karisma Hotels & Resorts COL, cumplirá en todo momento con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizará el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos, desarrollará controles y medidas técnicas, legales y organizacionales tendientes a establecer condiciones de seguridad, con el fin de evitar el acceso, pérdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos bajo los cuales ostente la condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

3.2. DEFINICIONES

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, todo titular de datos personales de los cuales Karisma Hotels & Resorts COL ostente la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, deberá entender los siguientes términos así:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales (identificadas o identificables), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.)
Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
Datos sensibles: Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
Tratamiento de los datos: Como regla general se requiere el consentimiento por parte del titular de los datos personales para poder realizar cualquier tratamiento de sus datos.
Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

3.3. DATOS QUE RECOLECTAMOS

¿QUÉ INFORMACIÓN RECOPILAMOS?

Los datos personales que usted proporcione a Karisma Hotels & Resorts COL a través de los sitios web https://co.karismahotels.com/karisma-hotels-resorts-col , en adelante LOS SITIOS, mediante la utilización de nuestros servicios en línea, por escrito y/o vía telefónica incluyen: (I)Nombre y apellidos, Género (masculino o femenino), fecha de nacimiento, teléfono, correo electrónico y dirección, (II) Datos laborales, (III) Información financiera, (IV) Número de identificación o número de pasaporte, (V) información de origen laboral.

Así mismo podemos recabar información personal de los clientes, relacionada con sus preferencias en el consumo de nuestros servicios turísticos, así como los productos y servicios que ofrecen nuestros proveedores. Para cerciorarse de que los datos personales que usted libre y voluntariamente proporciona son correctos y actuales, Karisma Hotels & Resorts COL podrá recopilar información de otras fuentes como son sociedades de información crediticia.

En caso de ser aplicable podremos requerirle copia de su identificación oficial con fotografía y a su vez, podremos recabar a través de la información que usted nos proporcione o general de terceros, con documento de identificación y/o fotografía.

El tratamiento de datos personales de terceros que usted nos proporcione, se hace tomando las medidas de seguridad y de confidencialidad de acuerdo con los términos y condiciones contenidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad.

Almacenamiento y transferencia de información:

Por cuestiones de seguridad, Karisma Hotels & Resorts COL no guarda información sobre las tarjetas de crédito de sus usuarios. Por esta razón, cada vez que el usuario realice una transacción deberá ingresar los datos de su tarjeta de crédito nuevamente. Toda otra información personal es recolectada y almacenada en servidores ubicados físicamente en los Estados Unidos. Karisma Hotels & Resorts COL puede reubicar estos servidores en cualquier otro país en el futuro y puede almacenar información personal en los Estados Unidos o en otros países, con fines de respaldo o back up. Así mismo, los sistemas de distribución global ("GDS") Amadeus y Sabre recolectan y almacenan información relacionada con la reserva realizada por el usuario a través de LOS SITIOS, tales como nombre, edad, correo electrónico, sexo, entre otros de carácter personal, para poder realizar los diferentes tipos de reservaciones.

Seguridad:

Esta página contiene medidas de seguridad para protección contra pérdida, uso indebido, o alteración de la información, bajo control de Karisma Hotels & Resorts COL. Estas medidas de seguridad incluyen el uso de codificación TLS 1.2 (Transport Layer Security) que es un sistema que permite a su browser codificar automáticamente los datos antes de enviarlos a LOS SITIOS de Karisma Hotels & Resorts COL. Pese a nuestras medidas de seguridad, le recomendamos tener en cuenta que la "seguridad perfecta" no existe en Internet.

Privacidad para menores:

Aunque el contenido de Karisma Hotels & Resorts COL es apto para el público en general, el usuario debe tener al menos 18 años para reservar cualquier producto o servicio en Karisma Hotels & Resorts COL. Se recomienda que los menores de 18 años tengan consentimiento de sus padres o tutores para utilizar LOS SITIOS.

¿PARA QUÉ UTILIZAMOS SU INFORMACIÓN?

Los datos personales que recopilamos a través de los diferentes canales son destinados para: (I) contacto, (II) fines de identificación y de verificación, (III) tramitar sus reservaciones de servicios turísticos que Karisma Hotels & Resorts COL comercializa telefónicamente y a través de sus páginas Web, (IV) envío de documentación por estos medios, (V) informarle sobre el estatus de sus reservaciones y compra de viajes y de eventos, (VI) asistencia en línea por nuestros asesores de viajes a través del uso de la herramienta en línea o telefónicamente, (VII) información de origen laboral, (VIII) ofrecerle y entregarle nuestros servicios turísticos, y (IX) evaluar la calidad del servicio.

Proporcionar ofertas y servicios:

Karisma Hotels & Resorts COL puede utilizar sus datos personales para realizar ofertas, promociones y publicidad de nuestros distintos proveedores de servicios turísticos, así como de los productos y servicios turísticos que comercializan las marcas registradas de Karisma Hotels & Resorts COL.

Obtención de Información a partir de los registros:

La información que ingresa al registrarse a LOS SITIOS, es incorporada a nuestra base de datos, utilizándose únicamente para realizar compras en línea o telefónicamente. Así mismo, podrá ser empleada para asistirnos en llevar a cabo las transacciones que usted haya iniciado, hacer reservaciones, contactarlo para servicio al cliente, mejorar nuestras ofertas y servicios, y recolectar estadísticas sobre nuestros afiliados. Usaremos estas estadísticas para clasificar nuestros afiliados, por ejemplo, por país de residencia, y para enviarles nuevos servicios y promociones. Previa autorización de la utilización de sus datos personales, podremos utilizar su dirección de correo electrónico para contactarlo en relación con dichos nuevos servicios y promociones o para enviarle cartas, circulares promocionales o mensajes electrónicos, salvo que usted no lo desee.

Karisma Hotels & Resorts COL se compromete a no vender, arrendar o proveer sus datos personales a terceros.

Los datos personales que usted proporciona a Karisma Hotels & Resorts COL, pueden compilarse y fijarse en una base de datos propiedad exclusiva de Karisma Hotels & Resorts COL. Por lo tanto, no somos responsables respecto al contenido y políticas de privacidad de sitios externos de este portal.

MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL PARA LA PROTECCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

Karisma Hotels & Resorts COL implementa medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger sus datos personales, mismas que exigimos sean cumplidas por los proveedores de servicios que contratamos, inclusive tratándose de servicios que prestan las empresas subsidiarias o afiliadas de Karisma Hotels & Resorts COL.

Previa autorización, toda la información y datos personales que usted nos proporcione mediante la utilización de LOS SITIOS, nuestros servicios en línea, por escrito y/o vía telefónica, constituirá una base de datos propiedad de Karisma Hotels & Resorts COL. La información se almacena con fines de protección, para evitar pérdida, robo, uso indebido o alteración. Karisma Hotels & Resorts COL puede utilizar “cookies” o “direcciones IP”, para confirmar su identificación al tener acceso a nuestros portales, con el propósito de otorgarle un servicio personalizado debido a que nos permite determinar sus preferencias mediante el registro de su uso en nuestros portales y, de esta manera, identificar sus hábitos y preferencias para ofrecerle nuestros productos y servicios. Mediante el uso de “cookies”, no recabamos datos personales de los usuarios en términos de la Ley y su Reglamento.

4.1. USO DE COOKIES Y WEB BEACONS

Las cookies son archivos de texto que son descargados automáticamente y almacenados en el disco duro del equipo de cómputo del usuario al navegar en una página de Internet específica, que permiten recordar al servidor de Internet algunos datos sobre este usuario, entre ellos, sus preferencias para la visualización de las páginas en ese servidor. Por su parte, las webs beacons son imágenes insertadas en una página de Internet o correo electrónico, que puede ser utilizado para monitorear el comportamiento de un visitante, como almacenar información sobre la dirección IP del usuario, duración del tiempo de interacción en dicha página y el tipo de navegador utilizado, entre otros.

Le informamos que utilizamos cookies y web beacons para obtener la siguiente información:

Su tipo de navegador y sistema operativo.
Las páginas de Internet que visita.
Los vínculos que sigue.
La dirección IP.
El sitio que visitó antes de entrar al nuestro.

Recolectamos y guardamos esta información de forma automática cada vez que entra a LOS SITIOS. Esta información se recolecta y es utilizada únicamente para hacer mejoras constantes al servicio brindado a nuestros clientes.

4.2 MANEJO DE COOKIES

Existen 2 acciones básicas sobre el manejo de cookies:

Puede cambiar los permisos de tu navegador para aceptar o bloquear cookies. El proceso puede variar un poco dependiendo el navegador. Si le interesa esta opción, puede hacer una búsqueda en el buscador de su preferencia, con la frase "Cómo administrar las cookies en (nombre de tu navegador)".
Puede borrar todas las cookies que ya existen en su computadora.

La seguridad y la confidencialidad de los datos que los usuarios proporcionen al comprar nuestros servicios turísticos en línea estarán protegidas con nuestro sistema TLS 1.2 con encriptación de datos y tecnologías de codificación con los mejores estándares de la industria.

La protección de la privacidad de los datos personales de menores de edad, es especialmente importante para Karisma Hotels & Resorts COL. Por esta razón, cuando tengamos conocimiento de datos personales de menores de edad, su tratamiento se llevará a cabo cumpliendo en todo momento con los lineamientos y requerimientos establecidos en la Ley y su Reglamento.

CUMPLIMIENTO CON EL GDPR (Reglamento Europeo de Protección de Datos Personales por sus siglas en Inglés).

A partir del 25 de Mayo de 2018, entró en vigor el Nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos Personales, mismo que garantizará el correcto procesamiento y almacenamiento de sus datos personales, mismo que es aplicable para todo usuario de Karisma Hotels & Resorts COL desde cualquier lugar dentro de la Unión Europea.

Si usted utiliza “El Sitio” de Karisma Hotels & Resorts COL en la Unión Europea, el procesamiento de sus Datos Personales se realizará en apego a los siguientes derechos:

5.1. CONSENTIMIENTO DE USO DE DATOS Y USO DE LOS MISMOS (DERECHO A LA INFORMACIÓN).

Su aceptación al aviso de privacidad a través del “Click” realizado en la casilla “He leído y acepto términos y condiciones y aviso de privacidad” constituye su autorización expresa para que Karisma Hotels & Resorts COL utilice sus datos personales como: Nombre, Fecha de nacimiento, Domicilio, Números de Tarjetas Bancarias, Fechas de Viaje, con el objetivo de crear, procesar y realizar reservaciones con proveedores externos para satisfacer sus necesidades de viaje.

Si usted no está de acuerdo con el uso de sus datos para los fines anteriormente expresados y no manifiesta su consentimiento no podrá efectuarse el servicio a través del sitio “Karisma Hotels & Resorts COL”.

5.2. DERECHO DE ACCESO.

Usted tiene el derecho a solicitar una explicación sobre toda la información que “Karisma Hotels & Resorts COL” posee de Usted y el uso aplicado de ella.

Si desea recibir una copia de la información que Karisma Hotels & Resorts COL almacena acerca de usted, deberá solicitarla a través del correo [email protected] .

5.3. DERECHO A RECUPERAR EL ANONIMATO.

Si Usted como Usuario de “el Sitio” de Karisma Hotels & Resorts COL ha utilizado nuestro servicio de intermediación de viajes y no desea que sus datos sigan siendo almacenados por Karisma Hotels & Resorts COL, podrá solicitar la eliminación permanente de ellos a través del correo [email protected] , señalando el número de localizador asignado, enviando copia legible de una identificación oficial vigente.

5.4. DERECHO A LA TRANSMISIÓN.

Para cumplir de manera eficaz nuestro servicio de intermediación para la adquisición de servicios turísticos, Karisma Hotels & Resorts COL podrá transmitir los datos almacenados a terceros que serán los proveedores encargados de brindar el servicio final seleccionado por usted.

5.5. DERECHO A LA ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN.

Si usted de manera continua utiliza “el Sitio” de Karisma Hotels & Resorts COL podrá solicitar en cualquier momento la actualización de sus datos, inclusive si considera que la información que Karisma Hotels & Resorts COL tiene sobre usted, tiene el derecho de solicitar la corrección pertinente remitiendo su solicitud al correo [email protected] .

5.6. DERECHO A RESTRINGIR EL USO DE SUS DATOS PERSONALES.

Usted en cualquier momento podrá solicitar que sus datos personales no sean utilizados para cualquier otra actividad comercial, salvo por la razón original por la que han sido compartidos, lo cual obligará a Karisma Hotels & Resorts COL a almacenar sus datos, cumpliendo los estándares y reglamentos de almacenamiento pero restringiendo el uso de los mismos en futuras acciones.

5.7. DERECHO A LA NOTIFICACIÓN.

Si Karisma Hotels & Resorts COL tuviere conocimiento pleno de que sus datos se encuentran comprometidos por algún tipo de filtración y por ende violación a sus Datos Personales, de manera inmediata Karisma Hotels & Resorts COL se contactará con Usted para hacer de su conocimiento sobre la violación existente.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DEL TITULAR

Si usted como titular de datos personales desea consultar, reclamar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de sus datos, puede ponerse en contacto a través de los canales que hemos dispuesto para tal fin, los cuales se identifican a continuación: la consulta o reclamo podrá realizarse vía correo electrónico dirigiendo su comunicación a la siguiente dirección electrónica: [email protected] dirigir su comunicación física al domicilio de LA RESPONSABLE ubicadas en la Calle 99 #10 19, oficina 701, en la ciudad de Bogotá D.C., Deberá incluir en el “asunto” de su comunicación el término “CONSULTA O RECLAMO DE HABEAS DATA”.

FORMAS DE EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA ANTE Karisma Hotels & Resorts COL

7.1. A NOMBRE PROPIO: Usted como titular de datos personales que se encuentran en bases de datos y archivos de Karisma Hotels & Resorts COL, tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos, y/o revocar la autorización otorgada.

7.2. EJERCICIO DEL DERECHO A TRAVÉS DE APODERADO: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.

7.3. EJERCICIO DEL DERECHO DE MENORES DE EDAD: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y RECLAMO

8.1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA: Los titulares de la información, que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que Karisma Hotels & Resorts COL, como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados en el numeral 6 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” de la presente política y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

8.2. PROCEDIMIENTO DE RECLAMO: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de Karisma Hotels & Resorts COL, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE Karisma Hotels & Resorts COL

Karisma Hotels & Resorts COL, informa que en el evento de introducir cambios en la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, éstos se publicarán en la siguiente dirección electrónica: https://co.karismahotels.com/karisma-hotels-resorts-col/ayuda/politica-privacidad lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos. Si usted como titular de datos personales no se encuentra de acuerdo con los cambios le solicitamos ejercer su derecho de habeas data de acuerdo a los canales establecidos en el numeral 6 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” de la presente política.

PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES APLICADOS POR Karisma Hotels & Resorts COL, EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Karisma Hotels & Resorts COL se encuentra comprometido en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales ACCIONISTAS, TRABAJADORES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES, USUARIOS y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos. Karisma Hotels & Resorts COL, garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de éste tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 los cuales son:

LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS. El tratamiento de datos personales es una actividad reglada, por lo cual Karisma Hotels & Resorts COL, cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
FINALIDAD. Karisma Hotels & Resorts COL, aplicará tratamiento a los datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.
LIBERTAD. Karisma Hotels & Resorts COL, sólo tratará los datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
VERACIDAD O CALIDAD. Los datos personales que trate Karisma Hotels & Resorts COL, deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
TRANSPARENCIA. Karisma Hotels & Resorts COL, garantizará al titular de los datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, la obtención de información acerca de la existencia de datos que a éste le conciernan.
ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. Karisma Hotels & Resorts COL, se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realizará por entidades autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley 1581. Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
SEGURIDAD. La información sujeta a tratamiento por parte de Karisma Hotels & Resorts COL, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CONFIDENCIALIDAD. Karisma Hotels & Resorts COL, se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

CONSENTIMIENTO Y REVOCATORIA

Karisma Hotels & Resorts COL, informa que, mediante la autorización, libre, previa, expresa e informada, usted como titular de datos personales, autoriza que sus datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en la presente POLÍTICA DE TRATAMIETNO DE DATOS PERSONALES.

Cualquier titular podrá en cualquier momento revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos, siempre que sea legal y/o contractualmente permitido, mediante el envío de una comunicación y/o solicitud a través los canales que constan en el numeral 6 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” de la presente política, aportando copia de su documento de identificación (cedula y/o pasaporte) con el fin de acreditar su identidad.

TRATAMIENTOS Y FINALIDADES APLICADAS A LOS DATOS PERSONALES

Usted como titular de datos personales, mediante su autorización previa, expresa e informada, acepta que sus datos sean recolectados, almacenados, usados, circulados y en general tratados para las siguientes finalidades:

12.1. FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO

En este apartado, se informan las finalidades de tratamiento de los datos que se aplicarán de forma general a todo aquel que ostente la calidad de titular de un dato personal que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos:

Dar respuesta a las peticiones, consultas y quejas que se realicen a través de cualquiera de los canales que ha puesto disposición Karisma Hotels & Resorts COL, para hacer ejercicio del derecho de habeas data.
Transferir o transmitir los datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

12.2. ACCIONISTAS

El tratamiento de datos persónales de accionistas de Karisma Hotels & Resorts COL, se llevará a cabo conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas análogas o que regulen esta materia. Las finalidades que se aplicarán a los datos personales de los accionistas serán la siguientes:

Efectuar el pago de dividendos.
Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionista.
Permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación accionaria.

12.3. FINALIDADES PARA TRABAJADORES, PRACTICANTES Y CANDIDATOS A VACANTES

Karisma Hotels & Resorts COL, será responsable del manejo de datos personales proporcionados por los trabajadores y de igual forma del uso y la protección de estos. Los datos personales que captamos de los, trabajadores y practicantes se utilizarán para:

Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante Karisma Hotels & Resorts COL.
Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador de Karisma Hotels & Resorts COL.
Incorpora sus datos personales en el contrato laboral, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de Karisma Hotels & Resorts COL en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que Karisma Hotels & Resorts COL, cumpla su deber como empleador.
Responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a Karisma Hotels & Resorts COL, como causa del vínculo contractual laboral.
Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el TRABAJADOR haya previamente autorizado.
Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de videovigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.
Establecer controles a los accesos físicos y lógicos.
Disponer de los datos personales del trabajador para una correcta asignación de sus herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.).
Evaluar el rendimiento y resultados derivados de la relación laboral.
Transmitir o transferir sus datos personales a terceras entidades fuera del país (incluso donde no existan normas de protección de datos) cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de Karisma Hotels & Resorts COL.

Karisma Hotels & Resorts COL conservará la información que repose en el archivo o carpeta del aspirante a una vacante por un término máximo de SEIS (6) meses. Una vez finalizado el período anteriormente citado, se procederá a destruir o eliminar la carpeta o archivo.

12.4. PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIOS Y CONTRATISTAS

Los datos personales que captamos de los proveedores y sus trabajadores se trataran para aplicar las siguientes finalidades:

Recolectar, registrar, actualizar y mantener sus datos personales en nuestras bases de datos y archivos con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y personal contratista de Karisma Hotels & Resorts COL.
Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otro tipo que permita al Karisma Hotels & Resorts COL, identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos
Gestionar los datos del PROVEEDOR o CONTRATISTA para efectuar los procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas Karisma Hotels & Resorts COL.
Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con EL PROVEEDOR.
Transferir información a autoridades administrativas que requieran en razón de sus funciones con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.

Karisma Hotels & Resorts COL, entiende que sus datos personales y los de terceros que usted aporte, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo a la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y AVISO DE PRIVACIDAD.

12.5. USUARIOS DE LOS SERVICIOS DE Karisma Hotels & Resorts COL

Recolectar, registrar, actualizar y mantener sus datos personales en nuestras bases de datos y archivos con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de usuario de los servicios ofrecidos por Karisma Hotels & Resorts COL.
Contrastar y verificar su identidad.
Karisma Hotels & Resorts COL, solicita datos personales como nombres, apellidos, sexo, edad, cuenta de correo electrónico, número de teléfono celular, domicilio, ciudad y departamento, con el fin de poder gestionar las reservas que usted solicite a través de LOS SITIOS o en nuestros puntos de venta.
Enviarle a través de correo electrónico o de cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente, conocido o por conocerse, confirmaciones, alertas, actualizaciones, notificaciones sobre su reserva realizada a través de LOS SITIOS o en nuestros puntos de venta.
Dar cumplimiento y seguimiento a las obligaciones contraídas por Karisma Hotels & Resorts COL con usted como usuario de sus servicios.
Proveer, procesar, completar y dar seguimiento a los servicios por usted adquiridos y/o contratados.
Contactar con usted cuando así lo solicite.
Realizar labores de facturación, aclaraciones y gestionar el de cobro de sus obligaciones frente a Karisma Hotels & Resorts COL.
Transmitir o transferir sus datos personales a terceras entidades fuera del país (incluso donde no existan normas de protección de datos) cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de Karisma Hotels & Resorts COL.
Enviar por cualquier medio físico o electrónico (correos electrónicos, sms, mms, mensajería instantánea, etc.), conocido o por conocerse, información de carácter comercial, de mercadeo y promocional sobre los servicios o promociones desarrolladas por Karisma Hotels & Resorts COL.

En el evento que usted viaje acompañado, Karisma Hotels & Resorts COL entenderá que usted cuenta con la autorización suficiente para entregar los datos personales que sean necesarios para efectuar de manera exitosa todos los tramites inherentes a la actividad de Karisma Hotels & Resorts COL. En cualquier momento usted podrá optar para no ser contactado ejerciendo su derecho fundamental de habeas data según el procedimiento establecido en los puntos

Karisma Hotels & Resorts COL es una agencia de viajes en línea y sitio de reservas, por lo cual cuando usted autoriza el tratamiento de sus datos personales de forma previa, expresa e informada, sus datos se transmitirán y/o transferirán a ciertas entidades como tour operadores, aerolíneas, compañías de alquiler de vehículos y cualquier otro proveedor o servicio que haga posible ofrecerle una reserva en las fechas, localidades y condiciones por usted solicitadas.

Karisma Hotels & Resorts COL garantiza que en todo momento usted conocerá el proveedor final de su servicio, el cual a su vez será igualmente responsable de sus datos de carácter personal.

Karisma Hotels & Resorts COL recomienda a todos los usuarios de sus servicios el conocimiento de las políticas de privacidad de los proveedores finales del servicio que haya adquirido a través de LOS SITIOS.

DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLES CONTEMPLADOS EN LA LEY 1581 DE 2012

El tratamiento de datos personales de niños y niñas que aplique Karisma Hotels & Resorts COL se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

13.1. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

13.2. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.

13.3. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:

Madurez
Autonomía
Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

Las valoraciones de las anteriores características no se llevarán a cabo por parte de Karisma Hotels & Resorts COL, de forma general. Karisma Hotels & Resorts COL, o cualquier encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales.

Los titulares de datos personales, de acuerdo a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, Karisma Hotels & Resorts COL, deberá obtener el consentimiento explícito para tratar tratar dichos datos.

Karisma Hotels & Resorts COL, identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del Karisma Hotels & Resorts COL, en su calidad de EMPLEADORA y de trabajadores de proveedores de ésta.

DATOS PERSONALES CAPTADOS A TRAVÉS DE SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

La captación y/o el tratamiento de imágenes con fines de vigilancia es una práctica muy extendida en nuestras sociedades. La videovigilancia realizada por Karisma Hotels & Resorts COL, tiene como objetivo general garantizar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en nuestra sede. Cualquier uso diferente al previamente informado se informará de manera previa al titular de datos. Las imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia de Karisma Hotels & Resorts COL, serán sometidas al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial sus principios rectores.

CONFIDENCIALIDAD, CALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Karisma Hotels & Resorts COL, dispondrá de mecanismos técnicos, legales y organizacionales para que la información personal que reposa en sus bases de datos y archivos sea en todo momento protegida en contra de pérdida, acceso, uso, modificación, divulgación u otro uso indebido.

Karisma Hotels & Resorts COL, ha tomado las prevenciones razonables para evitar el uso no autorizado o la divulgación de su información de carácter personal.

Karisma Hotels & Resorts COL, se compromete con la seguridad de su información. Con el fin de evitar el acceso no autorizado o divulgación, se han establecido procedimientos físicos, electrónicos y administrativos apropiados para salvaguardar y asegurar la información que recopilamos en línea.